Une journée dans la peau d’une PME : combien de temps et d’argent perdez vous sans le savoir ?
L’histoire d’une journée ordinaire dans l’entreprise Oscar&company*
Oscar&company* est une PME belge de 25 personnes. C’est une entreprise sérieuse, dynamique, qui a grandi petit à petit, au fil des besoins et des urgences.
Comme beaucoup de PME, elle s’est construite au fil des années, en accumulant des logiciels, des équipements, des contrats et des solutions qu’elle croit maîtriser.
Mais derrière cette organisation qui semble tenir la route se cachent des coûts invisibles, discrets, mais qui font perdre des dizaines de milliers d’euros par an à l'entreprise.
Plongeons ensemble dans une journée ordinaire chez Oscar&company* :
8h30 – Stéphane, technicien terrain, arrive au bureau
Stéphane allume son ordinateur portable.
⏳ Temps d’attente : 3 minutes avant d’atteindre le bureau Windows.
Son PC date de cinq ans. Il n’est pas lent "au point d’être inutilisable", alors on le garde.
Stéphane ouvre son CRM en ligne. La connexion Internet est en VDSL2.
👉 Temps d’attente : 10 secondes pour charger la page.
La fibre n’est pas en place. On ne l’a jamais vraiment envisagée. On se contente de "ça va".
Temps perdu quotidien : 5 minutes. Temps perdu annuel : 20 heures.
9h00 – Anne, assistante administrative, saisit les données clients
Anne enregistre une commande dans le CRM, puis doit réencoder manuellement la même commande dans le logiciel de facturation.
Pourquoi ? Parce que les 2 systèmes ne sont pas reliés. Ils ont été ajoutés au fur et à mesure et ne communiquent pas entre eux.
👉 Temps perdu : 5 minutes par commande.
Anne traite 15 commandes par jour.
👉 Temps perdu annuel : environ 300 heures, soit 40 jours ouvrables par an.
10h00 – Paul, responsable logistique, imprime les bons de livraison
Paul doit se lever pour aller à l’imprimante située à l’autre bout du bâtiment.
En chemin, il croise Nathalie. Ils échangent quelques mots. Elle lui parle de son weekend. Ils rigolent. Ça dure 5 minutes.
Il arrive à l’imprimante : plus de toner. Il retourne à son bureau, commande le toner. Il revient plus tard pour relancer l’impression.
👉 Temps perdu quotidien : 15 à 20 minutes.
Pourquoi ?
- L’imprimante centrale est mal positionnée.
- Les consommables ne sont pas suivis en temps réel.
- L’imprimante est configurée en couleur par défaut → une page couleur coûte 10 fois plus cher.
Coût caché :
- Temps perdu.
- Surcoût d’impression couleur inutile.
- Toner commandé en urgence, sans optimisation.
11h00 – La comptable, Laura, attend la connexion bancaire
Laura lance son application bancaire.
Connexion lente → elle doit patienter.
En parallèle, elle se connecte à la téléphonie IP, mais la bande passante est saturée. L’appel coupe.
Elle doit rappeler le client. La connexion Internet unique, sans backup, est insuffisante.
👉 Coût caché :
- Perte de crédibilité face au client.
- Temps perdu sur une tâche simple.
13h30 – Antoine, commercial, traite une vente en magasin
Le terminal de paiement met 15 secondes à établir la connexion.
Antoine doit saisir manuellement le montant, car le terminal n’est pas connecté à la caisse.
La transaction échoue, le client s’impatiente, hésite, finit par payer en cash et sort frustré.
Dans la journée, Antoine effectue 20 transactions similaires.
👉 Coût caché :
- Temps perdu à chaque vente.
- Risque de vente ratée.
- Frais de transaction trop élevés (3 % avec l’opérateur actuel, jamais renégocié).
14h00 – Thomas, chargé d’archives, numérise des documents pour le CRM
Thomas scanne les bons de commande papier pour les intégrer dans le CRM.
Mais la machine utilisée est un modèle d’entrée de gamme, acheté en grande surface, qui scanne une page toutes les 3 minutes.
Un modèle professionnel aurait fait le travail en quelques secondes.
👉 Temps perdu : 1h par jour.
👉 Temps perdu annuel : environ 230 heures.
👉 Coût caché :
-
Temps improductif évitable.
-
Charge mentale liée à une tâche fastidieuse.
-
Irritation des collègues qui attendent les documents numérisés.
15h00 – Julie, chargée de projet, prépare un rapport
Julie cherche une information stockée dans le CRM.
Le CRM n’est pas synchronisé avec le logiciel de facturation.
Elle doit jongler entre plusieurs systèmes, retrouver les bonnes versions de fichiers, revérifier les chiffres.
👉 Temps perdu : 20 minutes pour récupérer des données qui auraient pu être centralisées.
👉 Coût caché :
- Risque d’erreur.
- Décision basée sur des informations partielles ou obsolètes.
15h30 – Clara, gestionnaire fournisseurs, cherche un numéro de téléphone
Clara doit appeler un fournisseur, mais ne retrouve plus ses coordonnées.
Elle envoie un message à deux collègues, sans réponse immédiate. Elle appelle alors Marc, qui fouille dans un ancien e-mail, retrouve le numéro et le lui transfère.
Quelques minutes plus tard, l’un des collègues initiaux la rappelle, pensant que c’était urgent.
👉 Coût caché :
-
Temps perdu chez 3 personnes.
-
Risque de mauvaise information.
-
Perte d’efficacité pour un simple appel.
💡 Une base de contacts partagée, à jour et accessible, aurait permis de résoudre cette tâche en 30 secondes.
16h15 – Lila, chargée de communication, prépare une publication
Lila veut intégrer le nouveau logo de l’entreprise dans une publication.
Elle ne retrouve plus la dernière version, stockée quelque part dans un ancien dossier.
Elle sollicite d’abord David, puis Céline, pour voir s’ils l’ont. Céline fouille dans son propre disque dur, finit par le retrouver et le renvoie.
👉 Temps perdu : 20 minutes.
👉 Coût caché :
-
Temps improductif pour 2 personnes.
-
Risque d’utiliser une version obsolète du fichier.
💡 Un Drive partagé, structuré et bien nommé, éviterait ces pertes chroniques.
16h30 – Oscar, le patron, s’occupe de ses prestataires
Oscar gère :
- Un fournisseur pour Internet.
- Un autre pour la téléphonie.
- Un autre pour les imprimantes.
- Un autre pour le paiement.
- Un autre pour la maintenance IT.
Quand un problème survient, les fournisseurs se renvoient la balle.
Personne ne veut prendre la responsabilité.
Oscar passe son temps à jouer les coordinateurs.
👉 Coût caché :
- Stress.
- Temps perdu à trouver des solutions.
- Inefficacité globale.
En fin de journée… Combien a coûté cette journée ordinaire chez Oscar&company*. ?
- Plusieurs heures perdues en lenteurs cumulées.
- Des dizaines de minutes perdues en déplacements.
- Des processus administratifs chronophages.
- Des coûts d’impression mal maîtrisés.
- Des ventes ralenties, parfois perdues.
- Des frais de transaction excessifs.
- Des ressources internes gaspillées à gérer des prestataires non coordonnés.
👉 Ce n’est pas une journée exceptionnelle.
👉 C’est le quotidien de milliers de PME.
Quel est le coût annuel de ces pertes invisibles ?
En cumulant l’ensemble des temps et des coûts cachés de la journée type d'Oscar&company* :
- Temps perdu quotidien estimé : 3 heures.
- Coût moyen horaire chargé : 35 €/h.
👉 Coût quotidien caché : 105 €
👉 Coût annuel caché (230 jours ouvrables) : 24.150 € par an.
Et ceci sans compter les opportunités commerciales perdues, les frais de transaction évitables, les surcoûts d’impression, ni les erreurs liées à la non intégration.
👉 Un accompagnement adapté et une digitalisation optimisée permettraient à une PME comme Oscar&company* de gagner facilement entre 25.000 € et 40.000 € par an.
Conclusion – Investir dans la digitalisation, c’est arrêter de perdre de l'argent.
Les dirigeants de PME pensent souvent que digitaliser coûte cher.
En réalité, ce qui coûte cher, c’est de ne rien changer.
Chaque minute gagnée, chaque processus optimisé, chaque système intégré libère du temps et de l’argent.
👉 Les coûts cachés sont invisibles au quotidien, mais ils s’additionnent silencieusement.
👉 Une journée ordinaire est parfois bien plus coûteuse qu’un projet de digitalisation complet.
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*nom inventé pour les besoins de l'histoire